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24h-Pflegehilfe selber anstellen – warum selbst organisierte Betreuung doch möglich ist

Pflegebeduerftige und Pflegehilfe mit Arbeitsvertrag
Der Arbeitsvertrag ist eine solide Grundlage für ein gutes Arbeitsverhältnis.

Sie möchten Ihre polnische 24h-Pflegehilfe in Ihrem privaten Haushalt anstellen? Das Internet lässt Sie leider mit hilfreichen Informationen zur Anstellung Ihrer Haushaltshilfe auf im Stich? Alle empfehlen eine Pflege-Vermittlungsagentur? Wie Sie Ihre polnische bzw. osteuropäische 24-Stunden-Pflegekraft sicher und bequem mit einem Arbeitsvertrag  beschäftigen erfahren Sie in diesem Blogbeitrag!

Es deutet sich meist über einen längeren Zeitraum an: Die 90jährige Oma wird über kurz oder lang nicht mehr alleine in Ihrer Wohnung zurechtkommen. Also überlegen die Familien-Mitglieder, wie man das Problem lösen kann. Eine 24-Stunden-Betreuung für zu Hause wäre perfekt! Am besten jemand, der gut zur Familie passt. Meistens beginnt dann die Recherche im Internet, wenn man nicht schon von Freunden oder bekannten Tipps erhalten hat. Der Weg führt in der Regel zu einer Vermittlungs-Agentur.

Die Pflege-Vermittlungsagentur wird im Internet meist als einzige Lösung genannt

Nach der Kontaktaufnahme wird dann seitens der Agentur zunächst mal genau der Bedarf ermittelt. Der Dienstleistungsvertrag zwischen Agentur und Pflegehaushalt bildet schließlich die Grundlage der Pflege- und Betreuungs-Dienstleistungen und Gegenleistung, sprich Bezahlung. Der Pflegehaushalt wird mehr oder weniger von der Agentur durch den ganzen Prozess geführt, was Vielen entgegen kommt, denn kaum jemand kennt sich mit dem 24-Stunden-Betreuungs-Thema aus. Für eine Vielzahl von Haushalten ist das sicher der beste Weg. Dem Pflege-Haushalt wird vieles abgenommen, um das er sich nicht mehr kümmern muss. Nicht zuletzt die Organisation und Disposition des Pflegepersonals, das meistens temporär in bestimmten zeitlichen Intervallen arbeitet. Konkret arbeitet die Pflegehilfe dann 2 bis 3 Monate und hat anschließend dann 2 bis 3 Monate frei.

24h-Pflege Beschäftigungsformen: Agentur-Lösung mit Dienstleistungsvertrag vs. Anstellung mit Arbeitsvertrag

In vielen Artikeln im Internet wird die Agentur-Lösung als der einzig gangbare Weg genannt. Die Beschäftigung einer selbstständig arbeitenden Pflegehilfe fällt in Deutschland unter die Scheinselbstständigkeit und ist somit nicht gesetzeskonform.

Die Beschäftigung im Rahmen einer Anstellung auf Basis eines Arbeitsvertrags gilt als nicht händelbar. In der Regel gehen die „Experten“ im Internet nicht näher auf diese Möglichkeit ein. Aus meiner Sicht zu Unrecht. Denn die teilweise genannten Unwägbarkeiten sind nicht immer unlösbare Probleme.

Günstige Situation für eine Anstellung der Pflegehilfe mit Arbeitsvertrag

Denn manchmal ist die Situation günstig für eine Anstellung: Eine Pflegehilfe – aus Polen, anderweitigem osteuropäischen Ausland oder manchmal sogar aus Deutschland – ist schon gefunden. Über einen vorherigen Job bei Verwandten oder Freunden gibt es bereits eine Kandidatin oder einen Kandidaten. Hier möchte ich allerdings darauf hinweisen, dass ein gewisses Vertrauensverhältnis vorhanden sein sollte. Dass die Zusammenarbeit bei anderen gut funktioniert hat und die Pflegehilfe auf Empfehlung kommt, ist eine sehr gute Voraussetzzung, aber keine Garantie.

Mein Tipp: Verlassen Sie sich nicht nur darauf. Ein eindringliches Kennenlern-Gespräch sollte in jedem Fall stattfinden, um rauszufinden, wie das künftige „Fast-Familien-Mitglied“ tickt. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei. Wenn dann noch die Herausforderung der Vertretung während der Urlaubsphasen gelöst wird, kann man sich an die Vertragsmodalitäten machen.

Der Arbeitsvertrag ist die rechtliche Grundlage Ihrer Zusammenarbeit

Somit sind die folgenden grundlegenen arbeitsvertraglichen Fragen abzustimmen:

  1. Vertragslaufzeit & Probezeit
  2. Tätigkeiten
  3. Arbeitszeiten
  4. Vergütung
  5. Urlaub
  6. Sonstige Vereinbarungen oder Absprachen

Wenn die Fragen beantwortet sind und sich Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in einig sind, kann der Vertrag gemacht werden. Eine Vorlage für den Arbeitsvertrag gibt’s übrigens kostenlos bei caremaid.net. Nachdem die Bedingungen in Ihrem Arbeitsvertrag dokumentiert sind, müssen weitere Vorbereitungen getroffen werden, damit der Vertrag umgesetzt werden kann. Das heißt, damit die Pflegehilfe ihre Arbeit aufnehmen kann, müssen ein paar weitere formale Anforderungen erfüllt sein, sprich einmalige Anmeldungen erfolgen.

Schwarzarbeit in der 24h-Pflege: Auch illegale Beschäftigung basiert auf einem Arbeitsvertrag!

Der Arbeitsvertrag bildet grundsätzlich eine sehr häufig angewandte Form und rechtliche Grundlage der Beschäftigung. Insbesondere dann, wenn man die geschätzt ca. 100.000 „schwarzen“ Arbeitsverhältnisse einbezieht. Auch hier liegt ein Arbeitsvertrag vor, auch wenn er nicht schriftlich geschlossen wurde. Aber Achtung! Dass Schwarzarbeit kein Kavaliersdelikt ist, sondern eine Straftat, ist hinlänglich bekannt. Möglicherweise ist

Vielen nicht bewusst, dass nachträglich aufgedeckte illegale Arbeitsverhältnisse neben strafrechtlichen Konsequenzen ebenfalls zu empfindlichen Nachzahlungen, insbesondere hinsichtlich der Sozialversicherungsbeiträge führen können. Und das nachträgliche "Aufdecken" kann ganz schnell passieren, wenn zum Beispiel ein Arbeitsunfall passiert, denn in der Regel gibt es dann auch keine Unfallversicherung.

Anstellung der 24h-Pflegehilfe: Einmalige Anmeldungen und Voraussetzungen

In Vorbereitung auf das Arbeitsverltnis müssen Sie ein paar formale Dinge erledigen. Diese Aspekte des Arbeitsverhältnisses sind – flappsig ausgedrückt – nicht "vergnügungssteuerpflichtig", allerdings sind es auch keine unüberwindbaren Hürden. Sie bekommen zudem von caremaid.net umfangreiche Unterstützung:

1.      Betriebsnummer

Sie benötigen eine Betriebsnummer von der Agentur für Arbeit. Die Beantragung im Internet dauert ca. 10 Minuten und Sie bekommen die Betriebsnummer sofort.

2.      Wohnort & steuerliche Erfassung

Das betrifft nur ausländische Pflegehilfen, die im Haushalt des Arbeitgebers wohnen. Hier kommt es darauf an, dass die Pflegehilfe bei der örtlichen Einwohnermelde-Behörde mit Ihrem Wohnsitz gemeldet wird. Durch das Anmelden am Ort wird automatisch eine Steuer-ID vergeben, die später für die Lohnabrechnung benötigt wird.

3.      Krankenkasse

Auch das betrifft in erster Linie die neu nach Deutschland kommenden Pflegehilfen. Es ist zwingend erforderlich, dass sie Mitglied einer deutschen Krankenkasse wird, um in das deutsche Sozialversicherungssystem aufgenommen zu werden. Das ist Voraussetzung, um hier legal zu arbeiten.

4.      Unfallversicherung

Die Anmeldung zur Unfallversicherung nehmen Sie bei der Landesunfallkasse ihres Bundeslandes vor. Das können Sie online machen. caremaid liefert Ihnen die Links zu den Unfallkassen.

5.      Finanzamt des Arbeitgebers

Wenn später Lohnsteueranmeldungen durch den Arbeitgeber erfolgen, muss das Finanzamt darüber zuvor informiert werden. Das können Sie formlos per Brief oder E-Mail machen. Ich empfehle einen Anruf beim zuständigen Sachbearbeiter bei Ihrem Finanzamt. Den finden Sie übrigens auf Ihrem Einkommensteuer-Bescheid.

Wenn diese Dinge erldigt sind, sind Sie fast fertig. Jetzt kommt noch die Lohnabrechnung.

Die Lohnabrechnung sollte der Pflegehaushalt delegieren

Sie müssen jetzt noch eine wichtige Sache organisieren: Die Lohnabrechnung. Die meisten von Ihnen kennen als Arbeitnehmer die monatliche Lohn- oder Gehaltsabrechnung, die Sie am Ende des Monats von Ihrem Arbeitgeber ausgehändigt bekommen. Vielleicht haben Sie sich nie darüber Gedanken gemacht, wie das monatliche „Gehalts-Zahlenwerk“ eigentlich entstanden ist, jetzt sollten Sie es tun. Die Frage ist jedoch nicht, wie Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen können – wenn Sie nicht vom Fach sind, rate ich dringend davon ab, es selbst zu versuchen – sondern die Frage ist, wer diese in Ihrem Auftrag erstellen kann. Als erstes kommt meistens der Steuerberater in Frage. Allerdings hat nicht jeder einen Steuerberater und – aus unserer Erfahrung sind Steuerberater nicht begeistert von einem Lohnbuchhaltungsmandat mit einem Arbeitnehmer.

Dann kommt kommt der caremaid.net Arbeitgeberservice für Privathaushalte ins Spiel. Der Arbeitgeberservice wurde genau für den Fall von Haushalts- und Pflegehilfen mit sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnissen ins Leben gerufen. Er übernimmt für Sie die Erstellung der Lohnabrechnung und damit verbundenen monatlichen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, sprich Krankenkassen sowie die Finanzverwaltung. Nach der Registrierung loggen Sie sich ein und übertragen uns den Erstdatensatz („Erstdaten-Übermittlung“), also alle Daten und Informationen, die Sie bis dahin zusammen getragen haben. Weiterhin brauchen wir noch einen formalen Auftrag von Ihnen per Klick und einen Auftragsverarbeitungsvertrag i. S. der DSGVO (Europäische Datenschutzverordnung).

Dann wird alles einfach!

Der Ablauf ist denkbar einfach. Der Arbeitgeber erhält dann an jedem Monatsende die Lohnabrechnung in 2facher Ausfertigung. Sozialversicherungsbeiträge und etwaige Lohnsteuern werden vom Konto abgebucht. Den Netto-Lohn überweist der Arbeitgeber an seine Pflegehilfe. Auch das kann per Dauerauftrag automatisiert werden. Somit ist auch die Anstellung auf Basis eines Arbeitsvertrags kein Buch mit sieben Siegeln mehr. Zugegebenermaßen nicht ganz unkompliziert, aber durchaus lösbar mit Hilfe von caremaid.net und dem Arbeitgeberservice.

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