Haushaltshilfe anmelden, privat anstellen & legal beschäftigen

Haushaltshilfe oder Pflegekraft anmelden, privat anstellen und legal beschäftigen

Legale 24h-Betreuung und -pflege in der Ăśbersicht

 
Ăśberblick 24h Betreuung

Einordnung der Selbst-Anstellung im Vergleich

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Einmal-MaĂźnahmen

Wenn Sie eine Pflege- oder Haushaltshilfe anstellen.

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Regelmäßige Maßnahmen

Was Sie regelmäßig tun müssen.

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Alternative Lösungen

Personaldienstleister- und Agentur-Lösung

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Ansprechpartner

Wir beantworten Ihre Fragen wirklich!

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Harald Kretzschmar, Geschäftsführer caremaid.net

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Polnische Pflegekräfte privat anstellen

Ob polnische Pflegekraft, rumänische Haushaltshilfe oder Putzfrau aus Litauen. Für alle Pflegekräfte und sonstigen Hausangestellten gilt: Schwarzarbeit ist tabu! Insbesondere in dem weiten Feld der zumeist osteuropäischen 24-Stunden-Betreuung sollte für legale Bedingungen gesorgt werden. Somit müssen Sie Ihre Pflegekraft oder Haushaltshilfe in jedem Fall anmelden. Das bedeutet, dass Sie sie privat anstellen. Je nachdem, ob es sich um einen Minijob oder eine Vollzeitbeschäftigung handelt, sind unterschiedliche Dinge zu tun.

Wo melde ich meine polnische Pflegekraft an? Hier finden Sie alle wichtigen Anlaufstellen und Themen, wie Agentur für Arbeit, Finanzamt, Krankenkasse, Landesunfallkasse und Einwohnermeldeamt. Wirklich alle Informationen , was Sie nur am Anfang erledigen (Übersicht) müssen und was regelmäßig gemacht werden muss (Übersicht).

 

Private Anstellung, Agentur oder selbstständige Pflegehilfe?

Wichtig ist hier die Unterscheidung zwischen privat anstellen, das heiĂźt Sie stellen die Pflegekraft oder Haushaltshilfe in Ihrem Haushalt als Arbeitnehmer ein und der Beauftragung einer Agentur, die Ihnen entsprechendes Personal zur VerfĂĽgung stellt. Im ersten Fall gehen Sie einen Arbeitsvertrag direkt mit der Pflegekraft ein, im zweiten Fall einen Dienstleistungsvertrag mit der Agentur. D

Infografik: Vergleich Agentur vs. Anstellung der 24h-Pflegekraft - vollständige Grafik
Infografik: Pflegekraft anstellen oder bei einer Vermittlungs-Agentur buchen?

ie selbstständig arbeitende Pflegehilfe ist in Deutschland nahezu illegal, da meistens eine Scheinselbstständigkeit gegeben ist. An anderer Stelle bei caremaid finden Sie weitere Informationen zu den Formen der Beschäftigung.

In vielen Fällen ist sicher eine Agentur die bequemere Lösung. Allerdings gibt es auch viele Situationen, in denen es sinnvoller ist, die Pflegekraft einzustellen. Das ist häufig der Fall, wenn eine Pflegekraft oder Haushaltshilfe bereits einige Zeit in dem Haushalt gearbeitet hat und man sich bereits gut kennt und einschätzen kann. In dem Fall werden die Dienstleistungen der Agentur kaum noch benötigt. Somit ist die private Anstellung eine naheliegende Lösung. Als Entscheidungshilfe für die Beschäftigungsart der Pflegekraft hilft Ihnen unsere Infografik – 24h-Pflege: Vergleich – Anstellung oder Agentur.

No go „Schwarzarbeit“:  Nicht zuletzt die Verbraucherverbände und Experten warnen vor einer „schwarzen“ Beschäftigung. Das kann schlimme Folgen haben, denn Steuerhinterziehung und Sozialversicherungsbetrug sind keine Kavaliersdelikte. Zudem bringt Sie ein potentieller Haushaltsunfall der Pflegekraft in "Teufels KĂĽche". Es gilt, einige Dinge zu berĂĽcksichtigen, um nicht mit dem Gesetz in Konflikt zu kommen.

Nachfolgend bekommen Sie aber hilfreiche Informationen und mit dem Arbeitgeberservice für Privathaushalte steht Ihnen eine außerordentlich bequeme Lösung zur Verfügung.

Für den Minijob (offiziell „geringfügige Beschäftigung“ oder „520-Euro-Job“, früher 450-Euro-Job) gilt ein vereinfachtes Verfahren. Wenn es sich also um eine Beschäftigung mit einem Entgelt von bis zu 520 € handelt, finden Sie alle notwendigen Informationen auf dem Informationsportal der Minijob-Zentrale. Die Mini-Job-Grenzen verschieben sich in der Regel, wenn der Mindestlohn sich ändert. In 2023 gab es eine Anhebung des Mindestlohns auf 12,00 €. In 2024 erhöht sich der Mindestlohn wiederum, nämlich auf 12,41 €, so dass die Minijob-Grenze dann 538 € beträgt. Die Erhöhungen ziehen auch Veränderungen in Bezug auf den Midijob nach sich.

Von einem Midijob spricht man bei einem Entgelt zwischen 520,00 € und 2.000 €, der so genannten „Gleitzone“ (Zahlen ab 2023). Hier erhält der Arbeitnehmer vergünstigte Bedingungen hinsichtlich der Höhe der Sozialabgaben. Von den formalen Verpflichtungen her wird der Midijob wie ein Vollzeitjob behandelt. Das heißt es wird eine reguläre Lohnabrechnung notwendig, welche Nettolohn und die Sozialversicherungsbeiträge, also Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung ausweist. Da sich die Obergrenze bezüglich des Midijobs auch in 2024 nicht ändert, liegt die Gleitzone ab 2024 zwischen 538,00 € und 2.000 €.

Beim Vollzeitjob und auch Midijob handelt es sich um ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis. Dabei hat der private Haushalt ("Pflegehaushalt") ähnlich einem Unternehmen eine Reihe von gesetzlichen Verpflichtungen: Er sollte einen Arbeitsvertrag (bei uns bekommen Sie einen Mustervertrag zum Download) schriftlich abfassen. Er benötigt eine Betriebsnummer von der Agentur für Arbeit, ebenso eine Unfallversicherung. Für Angestellte in privaten Haushalten ist die Landesunfallkasse für die Unfallversicherung zuständig. Monatlich müssen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an das Finanzamt bzw. die Krankenkasse gemeldet werden. Das passiert im Rahmen der Erstellung der Lohnabrechnung. Damit eine Lohnabrechnung erstellt werden kann, benötigt die angestellte Person eine Krankenkasse in Deutschland und muss auch hier gemeldet sein. Das spielt insbesondere bei ausländischen Pflegekräften im Rahmen der 24-Stunden-Betreuung eine besondere Rolle.

Eine Reihe von Dingen also müssen erledigt werden, teils im Vorfeld einmalig, teils regelmäßig. Nachfolgend haben wir alles übersichtlich für Sie dargestellt. Damit bekommen Sie das Thema schnell in den Griff. Bei der regelmäßigen Lohnabrechnung hilft Ihnen der Arbeitgeberservice für Privathaushalte.

Zu erledigen

 
Arbeitsvertrag

Einmalig:
Um die Haushalts- bzw. Pflegehilfe rechtssicher zu beschäftigen, müssen Sie einen Arbeitsvertrag mit ihr abschließen. Eine Vorlage dafür bekommen Sie kostenlos von uns.

Download

Agentur fĂĽr Arbeit

Einmalig:
Die Betriebsnummer müssen Sie nur einmal beantragen, nämlich wenn Sie den ersten Arbeitnehmer einstellen.

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Unfallversicherung

Einmalig:
Wenn Sie Arbeitnehmer im Haushalt beschäftigen, müssen diese über die Landesunfallkasse unfallversichert sein.

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Finanzamt

Einmalig:
Anmeldung beim Finanzamt als Arbeitgeber

Monatlich:
Lohnsteueranmeldungen beim Finanzamt

Mehr Information

Einwohnermeldeamt

Einmalig:
Arbeitnehmer aus dem Ausland, die in Ihrem Haushalt wohnen, mĂĽssen ihren Wohnort anmelden.

Mehr Information

Krankenkasse

Einmalig:
Anmeldung des Arbeitnehmers bei der Krankenkasse

Monatlich:
Meldung der Sozialversicherungsbeiträge

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Regelmäßig durchführen

 
Lohnabrechnung erstellen

Monatlich:

Einmal pro Monat ist für Ihr Personal eine Lohnabrechnung zu erstellen. Im Rahmen der Lohnabrechnung werden die Meldungen an den Sozialversicherungsträger (Krankenkasse) und das Finanzamt durchgeführt.

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Zahlungen

Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle erwähnt, dass Sie natürlich noch die regelmäßigen Zahlungen durchführen müssen:

Monatlich:

  • Netto-Lohn an Arbeitnehmer/in
  • Sozialversicherungsbeiträge an Krankenkasse

Monatlich/quartalsweise/jährlich:

  • Lohnsteuer an Finanzamt

Tipp: Wir empfehlen dringend die Zahlungen an das Finanzamt und die Krankenkasse im Lastschriftverfahren abbuchen zu lassen!

Hilfe fĂĽr Sie!

Wer nicht gerade Lohnbuchhalter ist, für den bedeutet i.d. R. die Lohnabrechnung mangels Fachkenntnissen eine unüberwindbare Hürde. Viele entscheiden sich daher für die bequeme und sichere Variante und nutzen den Arbeitgeberservice für Privathaushalte. Wir erstellen für Sie die Lohnabrechnung und führen die monatlichen Meldungen an die Sozialversicherungsträger und die Finanzverwaltung durch.

Mehr Information

Betriebsnummer beantragen bei der Bundesagentur fĂĽr Arbeit

 

Betriebsnummer beantragen:

Als privater Arbeitgeber, der eine Haushaltshilfe oder Pflegehilfe legal beschäftigen möchte, benötigen Sie eine Betriebsnummer von der Agentur für Arbeit. Somit sind Sie als Arbeitgeber für die Sozialversicherungsträger eindeutig identifizierbar. Das ist beispielsweise wichtig, damit Ihre Beitragszahlungen Ihrem Konto zugeordnet werden können.

Die Betriebsnummer können Sie bei der Agentur für Arbeit online beantragen.

Die Arbeitsagentur bietet Ihnen weitere Informationen zum Thema Betriebsnummer.

Wir helfen Ihnen! Die Beantragung der Betriebsnummer kann der  Arbeitgeberservice für Privathaushalte  von caremaid übernehmen!

Mehr erfahren

Anmeldung bei der Landesunfallkasse (Unfallversicherung)

 

Wer eine Haushalts- oder Pflegehilfe beschäftigt, ist verpflichtet, für diese eine Unfallversicherung zu haben. Zuständig ist die jeweilige Unfallkasse des Landes, in dem sich der Haushalt befindet. Unten finden Sie Informationen und Links zu den Landesunfallkassen in Bezug auf die Beschäftigung einer Haushaltshilfe oder Pflegehilfe.

  • Betriebsnummer der Landesunfallkasse
  • Ihre Mitgliedsnummer als Arbeitgeber
  • die PIN (um den Abgleich elektronisch durchfĂĽhren zu können

Wie funktioniert die Anmeldung?

Mehr Information!

Anmeldung der Arbeitnehmerin beim Einwohnermeldeamt

 

Jede Person, die in Deutschland lebt, muss beim Einwohnermeldeamt der Stadt bzw. der Gemeinde, in der sich der Wohnsitz befindet angemeldet werden. Das gilt auch für Haushaltshilfen oder Pflegehilfen aus Polen, Ungarn, Tschechien und anderen (ost)europäischen Ländern, die in Deutschland arbeiten. Ihre Hausangestellte sollte sich dementsprechend bei der jeweiligen Behörde anmelden.

Das Einwohnermeldeamt wird die Daten an die Finanzverwaltung weiterleiten, so dass Ihre Haushalts-/Pflegehilfe steuerlich erfasst wird. Sollte sie noch keine deutsche Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) besitzen, so wird sie dann eine erhalten.

Falls Sie die zuständige Behörde nicht kennen, kann Ihnen die folgende Seite behilflich sein:

Ihr zuständiges Einwohnermeldeamt finden Sie über folgende Seite: meldebox.de.

Anmeldung als Arbeitgeber beim Finanzamt

 

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, monatlich die Lohnsteuer Ihres Arbeitnehmers beim Finanzamt anzumelden. Sie verwenden dazu Ihre persönliche Steuernummer.

Voraussetzung für die Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt ist, dass Sie beim Finanzamt unter Ihrer Steuernummer als Arbeitgeber geführt werden. Dieses müssen Sie dem Finanzamt zu Beginn der Beschäftigung mitteilen. Erst dann können Sie die monatliche Lohnsteueranmeldung durchzuführen. Die Information können Sie formlos an Ihr Finanzamt per (unterschriebenem) Brief senden. Ein „Zweizeiler“ reicht, in etwa so:

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich möchte eine Haushaltshilfe einstellen. Bitte führen Sie mich unter meiner Steuernummer XXX / XXX / XXXXX als Arbeitgeber. Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen GrĂĽĂźen

...

Nachdem Sie das Finanzamt informiert haben, können Sie monatlich die Lohnsteueranmeldung durchführen.

Tipp: Manchmal hilft auch ein Anruf beim Finanzamt. Die Nummer des Ansprechpartners finden Sie auf dem letzten Steuerbescheid oben.

Anmeldung der Arbeitnehmerin bei der Krankenkasse

 

Wenn Sie eine Haushaltshilfe, Pflegehilfe oder Betreuer/in aus dem EU-Ausland in Deutschland beschäftigen möchten , dann muss Ihr Arbeitnehmer eine deutsche Krankenversicherung besitzen. Eine Krankenversicherung zum Beispiel in Polen oder Ungarn ist nicht ausreichend, um hier ein legales Arbeitsverhältnis zu begründen.

Somit muss die Arbeitnehmerin sich in Deutschland eine Krankenkasse auswählen und dort eine Mitgliedschaft beantragen. Wenn der/die Arbeitnehmer/in in Deutschland noch keine Sozialversicherungsnummer besitzt, wird diese automatisch erstellt und der Arbeitnehmerin mitgeteilt.

Wir helfen Ihnen! Die Anmeldung bei der Krankenkasse kann der  Arbeitgeberservice für Privathaushalte  von caremaid im Auftrag übernehmen!

Mehr erfahren

Lohnabrechnung erstellen

 

Für die angestellte Haushalts-, Pflegehilfe oder Betreuerin ist monatlich eine Lohnabrechnung zu erstellen. Diese beinhaltet die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge, also Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sowie der Lohnsteuer auf Grundlage des Bruttolohns.

Gleichzeitig werden mit der Lohnabrechnung die entsprechenden Beträge für die Lohnsteuer dem Finanzamt und und die Sozialversicherungsbeiträge dem Sozialversicherungsträger (der Krankenkasse der Arbeitnehmerin) gemeldet.

Wir helfen Ihnen! Die monatliche Lohnabrechnung und die Meldungen bei den Sozialversicherungsträgern und beim Finanzamt übernimmt der  Arbeitgeberservice für Privathaushalte  von caremaid gerne für Sie!

Mehr erfahren

Pflegekraft doch nicht selbst anstellen?

Personaldienstleister-Lösung

Es sind einige Dinge im Vorfeld zu erledigen. Falls Ihnen das zu aufwendig ist, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen auf einen Personaldienstleister zurückgreifen. Der stellt Ihre Pflegehilfe bzw. Haushaltshilfe ein und sie arbeitet dann bei Ihnen. das Ganze mit einem deutschen Arbeitsvertrag.  Im besten Fall haben Sie sogar einen finanziellen Vorteil dadurch. Sprechen Sie uns gerne an!

Agentur-Lösung

Vielleicht haben Sie noch kein Personal gefunden? Dann können Sie auf das Entsendemodell zurückgreifen mit unserer Partner-Agentur, gelko Pflegevermittlung zurückgreifen. Informieren Sie sich über den bequemeren Weg zu einer 24h-Betreuung bzw. Pflege- oder Haushaltshilfe!

Wenn Sie eine Frage haben, ich bin Ihr Ansprechpartner! Mein Name ist Harald Kretzschmar.

Harald Kretzschmar, Geschäftsführer caremaid.net

 

Rufen Sie an oder senden Sie mir eine Nachricht!

(089) 203 213 95
Kontakt Nachricht (#2)

 

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Der Arbeitsvertrag

Die Grundlage des Arbeitsverhältnisses mit Ihrer Haushaltshilfe oder 24h-Betreuung ist der Arbeitsvertrag. Sie können ein Arbeitsvertragsmuster bequem bei uns herunterladen. Weitere Informationen dazu stellen wir Ihnen in kompakter Form zur Verfügung:

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