Haushaltshilfe anmelden & legal beschäftigen

Haushaltshilfe anmelden und legal beschäftigen (Behörden)

 

Ob polnische Pflegekraft, rumänische Haushaltshilfe oder Putzfrau aus Litauen. Für alle Pflegekräfte und sonstigen Hausangestellten gilt: Schwarzarbeit ist tabu! Insbesondere in dem weiten Feld der zumeist osteuropäischen 24-Stunden-Betreuung sollte für legale Bedingungen gesorgt werden. Somit müssen Sie Ihre Pflegekraft oder Haushaltshilfe in jedem Fall anmelden. Je nachdem, ob es sich um einen Minijob oder eine Vollzeitbeschäftigung handelt, sind unterschiedliche Dinge zu tun.

Anstellung, Agentur oder selbstständige Pflegehilfe?

Wichtig ist hier die Unterscheidung zwischen einer Anstellung, das heißt Sie stellen die Pflegekraft oder Haushaltshilfe in Ihrem Haushalt ein und der Beauftragung einer Agentur, die Ihnen entsprechendes Personal zur Verfügung stellt. Im ersten Fall gehen Sie einen Arbeitsvertrag direkt mit der Pflegekraft ein, im zweiten Fall einen Dienstleistungsvertrag mit der Agentur. Die selbstständig arbeitende Pflegehilfe ist in Deutschland nahezu illegal, da meistens eine Scheinselbstständigkeit gegeben ist. An anderer Stelle bei caremaid finden Sie weitere Informationen zu den Formen der Beschäftigung.

In vielen Fällen ist sicher eine Agentur die bequemere Lösung. Allerdings gibt es auch viele Situationen, in denen es sinnvoller ist, die Pflegekraft einzustellen. Das ist häufig der Fall, wenn eine Pflegekraft oder Haushaltshilfe bereits einige Zeit in dem Haushalt gearbeitet hat und man sich bereits gut kennt und einschätzen kann. In dem Fall werden die Dienstleistungen der Agentur kaum noch benötigt. Somit ist die direkte Anstellung eine naheliegende Lösung.

No go „Schwarzarbeit“:  Nicht zuletzt die Verbraucherverbände und Experten warnen vor einer „schwarzen“ Beschäftigung. Das kann schlimme Folgen haben, denn Steuerhinterziehung und Sozialversicherungsbetrug sind keine Kavaliersdelikte. Zudem bringt Sie ein potentieller Haushaltsunfall der Pflegekraft in "Teufels Küche". Es gilt, einige Dinge zu berücksichtigen, um nicht mit dem Gesetz in Konflikt zu kommen.

Nachfolgend bekommen Sie aber hilfreiche Informationen und mit dem Arbeitgeberservice für Privathaushalte steht Ihnen eine außerordentlich bequeme Lösung zur Verfügung.

Für den Minijob (offiziell „geringfügige Beschäftigung“ oder „450-Euro-Job“) gilt ein vereinfachtes Verfahren. Wenn es sich also um eine Beschäftigung mit einem Entgelt von bis zu 450 € handelt, finden Sie alle notwendigen Informationen auf dem Informationsportal der Minijob-Zentrale.

Von einem Midijob spricht man bei einem Entgelt zwischen 450,01 € und 1300 €, der so genannten „Gleitzone“. Hier wird erhält der Arbeitnehmer vergünstigte Bedingungen hinsichtlich der Höhe der Sozialabgaben. Von den formalen Verpflichtungen her wird der Midijob wie ein Vollzeitjob behandelt.

Beim Vollzeitjob (und somit auch Midijob) hat der private Haushalt ("Pflegehaushalt") ähnlich einem Unternehmen eine Reihe von gesetzlichen Verpflichtungen: Er sollte einen Arbeitsvertrag (bei uns bekommen Sie einen Mustervertrag zum Download) schriftlich abfassen. Er benötigt eine Betriebsnummer von der Agentur für Arbeit, ebenso eine Unfallversicherung. Für Angestellte in privaten Haushalten ist die Landesunfallkasse für die Unfallversicherung zuständig. Monatlich müssen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an das Finanzamt bzw. die Krankenkasse gemeldet werden. Das passiert im Rahmen der Erstellung der Lohnabrechnung. Damit eine Lohnabrechnung erstellt werden kann, benötigt die angestellte Person eine Krankenkasse in Deutschland und muss auch hier gemeldet sein. Das spielt insbesondere bei ausländischen Pflegekräften im Rahmen der 24-Stunden-Betreuung eine besondere Rolle.

Eine Reihe von Dingen also müssen erledigt werden, teils im Vorfeld einmalig, teils regelmäßig. Nachfolgend haben wir alles übersichtlich für Sie dargestellt. Damit bekommen Sie das Thema schnell in den Griff. Bei der regelmäßigen Lohnabrechnung hilft Ihnen der Arbeitgeberservice für Privathaushalte.

Zu erledigen

 
Agentur für Arbeit

Einmalig:
Die Betriebsnummer müssen Sie nur einmal beantragen, nämlich wenn Sie den ersten Arbeitnehmer einstellen.

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Unfallversicherung

Einmalig:
Wenn Sie Arbeitnehmer im Haushalt beschäftigen, müssen diese über die Landesunfallkasse unfallversichert sein.

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Einwohnermeldeamt

Einmalig:
Arbeitnehmer aus dem Ausland, die in Ihrem Haushalt wohnen, müssen ihren Wohnort anmelden.

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Regelmäßig durchführen

 
Lohnabrechnung erstellen

Monatlich:

Einmal pro Monat ist für Ihr Personal eine Lohnabrechnung zu erstellen. Im Rahmen der Lohnabrechnung werden die Meldungen an den Sozialversicherungsträger (Krankenkasse) und das Finanzamt durchgeführt.

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Zahlungen

Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle erwähnt, dass Sie natürlich noch die regelmäßigen Zahlungen durchführen müssen:

Monatlich:
Netto-Lohn an Arbeitnehmer/in

Monatlich:
Sozialversicherungsbeiträge an Krankenkasse

Monatlich/quartalsweise/jährlich:
Lohnsteuer an Finanzamt

Tipp: Wir empfehlen dringend die Zahlungen an das Finanzamt und die Krankenkasse im Lastschriftverfahren abbuchen zu lassen!

Hilfe für Sie!
Wer nicht gerade Lohnbuchhalter ist, für den bedeutet i.d. R. die Lohnabrechnung mangels Fachkenntnissen eine unüberwindbare Hürde. Viele entscheiden sich daher für die bequeme und sichere Variante und nutzen den Arbeitgeberservice für Privathaushalte. Wir erstellen für Sie die Lohnabrechnung und führen die monatlichen Meldungen an die Sozialversicherungsträger und die Finanzverwaltung durch.

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Betriebsnummer beantragen bei der Bundesagentur für Arbeit

 

Betriebsnummer beantragen:

Als privater Arbeitgeber, der eine Haushaltshilfe oder Pflegehilfe legal beschäftigen möchte, benötigen Sie eine Betriebsnummer von der Agentur für Arbeit. Somit sind Sie als Arbeitgeber für die Sozialversicherungsträger eindeutig identifizierbar. Das ist beispielsweise wichtig, damit Ihre Beitragszahlungen Ihrem Konto zugeordnet werden können.

Die Betriebsnummer können Sie bei der Agentur für Arbeit online beantragen.

Die Arbeitsagentur bietet Ihnen weitere Informationen zum Thema Betriebsnummer.

Wir helfen Ihnen! Die Beantragung der Betriebsnummer kann der  Arbeitgeberservice für Privathaushalte  von caremaid übernehmen!

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Anmeldung bei der Landesunfallkasse (Unfallversicherung)

 

Wer eine Haushalts- oder Pflegehilfe beschäftigt, ist verpflichtet, für diese eine Unfallversicherung zu haben. Zuständig ist die jeweilige Unfallkasse des Landes, in dem sich der Haushalt befindet. Unten finden Sie Informationen und Links zu den Landesunfallkassen in Bezug auf die Beschäftigung einer Haushaltshilfe oder Pflegehilfe.

  • Betriebsnummer der Landesunfallkasse
  • Ihre Mitgliedsnummer als Arbeitgeber
  • die PIN (um den Abgleich elektronisch durchführen zu können

Wie funktioniert die Anmeldung?

Mehr Information!

Anmeldung der Arbeitnehmerin beim Einwohnermeldeamt

 

Jede Person, die in Deutschland lebt, muss beim Einwohnermeldeamt der Stadt bzw. der Gemeinde, in der sich der Wohnsitz befindet angemeldet werden. Das gilt auch für Haushaltshilfen oder Pflegehilfen aus Polen, Ungarn, Tschechien und anderen (ost)europäischen Ländern, die in Deutschland arbeiten. Ihre Hausangestellte sollte sich dementsprechend bei der jeweiligen Behörde anmelden.

Das Einwohnermeldeamt wird die Daten an die Finanzverwaltung weiterleiten, so dass Ihre Haushalts-/Pflegehilfe steuerlich erfasst wird. Sollte sie noch keine deutsche Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) besitzen, so wird sie dann eine erhalten.

Falls Sie die zuständige Behörde nicht kennen, kann Ihnen die folgende Seite behilflich sein:

Ihr zuständiges Einwohnermeldeamt finden Sie über folgende Seite: meldebox.de.

Anmeldung als Arbeitgeber beim Finanzamt

 

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, monatlich die Lohnsteuer Ihres Arbeitnehmers beim Finanzamt anzumelden. Sie verwenden dazu Ihre persönliche Steuernummer.

Voraussetzung für die Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt ist, dass Sie beim Finanzamt unter Ihrer Steuernummer als Arbeitgeber geführt werden. Dieses müssen Sie dem Finanzamt zu Beginn der Beschäftigung mitteilen. Erst dann können Sie die monatliche Lohnsteueranmeldung durchzuführen. Die Information können Sie formlos an Ihr Finanzamt per (unterschriebenem) Brief senden. Ein „Zweizeiler“ reicht, in etwa so:

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich möchte eine Haushaltshilfe einstellen. Bitte führen Sie mich unter meiner Steuernummer XXX / XXX / XXXXX als Arbeitgeber. Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

...

Nachdem Sie das Finanzamt informiert haben, können Sie monatlich die Lohnsteueranmeldung durchführen.

Anmeldung der Arbeitnehmerin bei der Krankenkasse

 

Wenn Sie eine Haushaltshilfe, Pflegehilfe oder Betreuer/in aus dem EU-Ausland in Deutschland beschäftigen möchten , dann muss Ihr Arbeitnehmer eine deutsche Krankenversicherung besitzen. Eine Krankenversicherung zum Beispiel in Polen oder Ungarn ist nicht ausreichend, um hier ein legales Arbeitsverhältnis zu begründen.

Somit muss die Arbeitnehmerin sich in Deutschland eine Krankenkasse auswählen und dort eine Mitgliedschaft beantragen. Wenn der/die Arbeitnehmer/in in Deutschland noch keine Sozialversicherungsnummer besitzt, wird diese automatisch erstellt und der Arbeitnehmerin mitgeteilt.

Wir helfen Ihnen! Die Anmeldung bei der Krankenkasse kann der  Arbeitgeberservice für Privathaushalte  von caremaid im Auftrag übernehmen!

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Lohnabrechnung erstellen

 

Für die angestellte Haushalts-, Pflegehilfe oder Betreuerin ist monatlich eine Lohnabrechnung zu erstellen. Diese beinhaltet die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge, also Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sowie der Lohnsteuer auf Grundlage des Bruttolohns.

Gleichzeitig werden mit der Lohnabrechnung die entsprechenden Beträge für die Lohnsteuer dem Finanzamt und und die Sozialversicherungsbeiträge dem Sozialversicherungsträger (der Krankenkasse der Arbeitnehmerin) gemeldet.

Wir helfen Ihnen! Die monatliche Lohnabrechnung und die Meldungen bei den Sozialversicherungsträgern und beim Finanzamt übernimmt der  Arbeitgeberservice für Privathaushalte  von caremaid gerne für Sie!

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