Haushaltshilfe anmelden, privat anstellen und legal beschäftigen

Haushaltshilfe oder Pflegekraft anmelden, privat anstellen und legal beschäftigen

Wie Sie eine 24-Stunden-Pflegekraft oder Haushaltshilfe legal in Ihrem privaten Haushalt anstellen können, erfahren Sie auf dieser Seite, indem wir alle Ihre Fragen beantworten:

 

Legale 24-Stunden-Pflege und -Betreuung und in der Übersicht

 

Welche Schritte sind notwendig, um eine 24-Stundenpflegekraft oder Haushaltshilfe anzumelden?

Wenn es um ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis geht, also kein Minijob, sind die nachfolgend genannten Schritte notwendig, damit alles korrekt und legal läuft. Sie sehen jeweils, welche Maßnahmen einmalig zu erledigen sind und welche monatlich zu erfolgen haben.
  • Arbeitsvertrag

    Einmalig:
    Um die Haushalts- bzw. Pflegehilfe rechtssicher zu beschäftigen, müssen Sie einen Arbeitsvertrag mit ihr abschließen. Eine Vorlage dafür bekommen Sie kostenlos von uns. Weitere Informationen...

    Direkt zum Arbeitsvertrag-Download

  • Agentur für Arbeit

    Einmalig:
    Die Betriebsnummer müssen Sie nur einmal beantragen, nämlich wenn Sie den ersten Arbeitnehmer einstellen.

    Mehr Information

  • Unfallversicherung

    Einmalig:
    Wenn Sie Arbeitnehmer im Haushalt beschäftigen, müssen diese über die Landesunfallkasse unfallversichert sein.

    Mehr Information

  • Finanzamt

    Einmalig:
    Anmeldung beim Finanzamt als Arbeitgeber

    Monatlich:
    Lohnsteueranmeldungen beim Finanzamt

    Mehr Information

  • Einwohnermeldeamt

    (Bürgerbüro, Bürgeramt)

    Einmalig:
    Arbeitnehmer aus dem Ausland, die in Ihrem Haushalt wohnen, müssen ihren Wohnort anmelden.

    Mehr Information

  • Krankenkasse

    Einmalig:
    Anmeldung des Arbeitnehmers bei der Krankenkasse

    Monatlich:
    Meldung der Sozialversicherungsbeiträge

    Mehr Information

Welche monatlichen Meldungen sind bei der Beschäftigung einer 24-Stunden-Pflegekraft oder Haushaltshilfe notwendig?

Welche weiteren Maßnahmen sind monatlich durchzuführen?
  • Lohnabrechnung erstellen

    Monatlich:

    Einmal pro Monat ist für Ihr Personal eine Lohnabrechnung zu erstellen. Im Rahmen der Lohnabrechnung werden

    1. die Meldungen an den Sozialversicherungsträger (Krankenkasse) und

    2. die Lohnsteueranmeldungen beim Finanzamt durchgeführt.

    Mehr Information

  • Zahlungen

    Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle erwähnt, dass Sie natürlich noch die regelmäßigen Zahlungen durchführen müssen:

    Monatlich:

    • Nettolohn an Arbeitnehmer*in
    • Sozialversicherungsbeiträge an Krankenkasse

    Monatlich, quartalsweise oder jährlich:

    • Lohnsteuer an Finanzamt1)

    Tipp: Wir empfehlen dringend die Zahlungen an das Finanzamt und die Krankenkasse im Lastschriftverfahren abbuchen zu lassen!

    1) Die Zahlweise ist abhängig von der Höhe der anfallenden Lohnsteuer. Das Finanzamt wird Sie darüber informieren.

Logo Arbeitgeberservice von caremaidHilfe für Sie!

Wer nicht gerade Lohnbuchhalter ist, für den bedeutet die Lohnabrechnung mangels Fachkenntnissen sehr wahrscheinlich eine unüberwindbare Hürde. Viele entscheiden sich daher für die bequeme und sichere Variante und nutzen den Arbeitgeberservice für Privathaushalte.

Wir erstellen für Sie die Lohnabrechnung und führen die monatlichen Meldungen an die Sozialversicherungsträger und die Finanzverwaltung durch. Sie haben Fragen dazu? Rufen Sie an!

 

Mehr Information zum Arbeitgeberservice für Pflegehaushalte

 

Wie beantrage ich eine Betriebsnummer für meine 24-Stunden-Pflegekraft oder Haushaltshilfe?

Betriebsnummer beantragen:

Als privater Arbeitgeber, der eine Haushaltshilfe oder Pflegehilfe legal beschäftigen möchte, benötigen Sie eine Betriebsnummer von der Agentur für Arbeit. Somit sind Sie als Arbeitgeber für die Sozialversicherungsträger eindeutig identifizierbar. Das ist beispielsweise wichtig, damit Ihre Beitragszahlungen Ihrem Konto zugeordnet werden können.

Die Betriebsnummer können Sie bei der Agentur für Arbeit online beantragen.

Die Arbeitsagentur bietet Ihnen weitere Informationen zum Thema Betriebsnummer. In dem folgenden Erklärvideo zeige ich, wie man eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit beantragt:

Welche Unfallversicherung brauche ich für eine für Haushaltshilfe oder 24-Stunden-Pflegekraft?

Wer eine Haushalts- oder Pflegehilfe beschäftigt, ist verpflichtet, für diese eine Unfallversicherung abzuschließen. Zuständig ist die jeweilige Unfallkasse des Bundeslandes, in dem sich der Haushalt befindet. Unten finden Sie Informationen und Links zu den Landesunfallkassen in Bezug auf die Beschäftigung einer Haushaltshilfe oder Pflegehilfe.

Von der Landesunfallkasse erhalten Sie folgende Daten, wenn Sie eine Haushaltshilfe oder 24h-Pflegekraft oder Betreuerin anmelden:

  • Betriebsnummer der Landesunfallkasse
  • Ihre Unternehmensnummer (früher Mitgliedsnummer) als Arbeitgeber
  • die PIN (um den Abgleich elektronisch durchführen zu können

Beachten Sie, dass Sie auch als privater Arbeitgeber eine Unternehmensnummer erhalten.

Wie funktioniert die Anmeldung?

Mehr Information!

Muss ich meine 24-Stunden-Pflegekraft oder Haushaltshilfe beim Einwohnermeldeamt anmelden?

Ja, jede Person, die in Deutschland lebt, muss beim Einwohnermeldeamt (Bürgerbüro) der Stadt bzw. der Gemeinde, in der sich der Wohnsitz befindet angemeldet werden. Das gilt auch für Haushaltshilfen oder Pflegehilfen aus Polen, Ungarn, Tschechien und anderen (ost)europäischen Ländern, die in Deutschland arbeiten und damit über einen längeren Zeitraum auch wohnen. Ihre Hausangestellte sollte sich dementsprechend bei der jeweiligen Behörde anmelden.

Warum ist es wichtig, dass sich ausländische Mitbürger bei der Einwohnermeldebehörde anmelden?

Die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt hat einen ganz wichtigen Nebeneffekt:

Das Einwohnermeldeamt wird die Daten an das Bundeszentralamt für Steuern weiterleiten, so dass Ihre Haushaltshilfe oder Pflegehilfe, die in Ihrem Haushalt wohnt steuerlich erfasst wird. Sollte sie noch keine deutsche Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) besitzen, so wird sie dann eine erhalten. Diese ist zwingend erforderlich, um eine Lohnabrechnung zu erstellen.

Falls Sie die zuständige Behörde nicht kennen, kann Ihnen die folgende Seite behilflich sein:

Ihr zuständiges Einwohnermeldeamt finden Sie über folgende Seite: meldebox.de.

Muss ich meine 24-Pflegekraft oder Haushaltshilfe beim Finanzamt anmelden?

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, monatlich die Lohnsteuer Ihres Arbeitnehmers beim Finanzamt anzumelden. Sie verwenden dazu in der Regel Ihre persönliche Steuernummer. Das gilt nicht für 24-Stunden-Pflegekräfte, die von einer Agentur aus dem Ausland entsendet wurde.

Voraussetzung für die Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt ist, dass Sie beim Finanzamt unter Ihrer Steuernummer als Arbeitgeber geführt werden. Dieses müssen Sie dem Finanzamt zu Beginn der Beschäftigung mitteilen. Erst dann können Sie die monatliche Lohnsteueranmeldung durchzuführen.

Behördenintern wird dann ein so genanntes Arbeitgebersignal (A-Signal) gesetzt. Bei manchen Finanzämtern wird dann dafür eine neue Steuernummer erzeugt. Die Information können Sie formlos an Ihr Finanzamt per (unterschriebenem) Brief senden. Ein „Zweizeiler“ reicht, in etwa so:

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich möchte eine Haushaltshilfe einstellen. Bitte führen Sie mich unter meiner Steuernummer XXX / XXX / XXXXX als Arbeitgeber. Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

...

Nachdem Sie das Finanzamt informiert haben, können Sie monatlich die Lohnsteueranmeldung durchführen.

Tipp: Meistens hilft auch ein Anruf beim Finanzamt. Die Nummer des Ansprechpartners finden Sie auf dem letzten Steuerbescheid oben.

Welche Schritte sind notwendig, um eine Haushaltshilfe oder 24-Stunden-Pflegekraft bei der Krankenkasse anzumelden?

Wenn Sie eine Haushaltshilfe, 24-Stunden-Pflegehilfe oder -Betreuer*in aus dem EU-Ausland in Deutschland beschäftigen möchten , dann muss Ihr Arbeitnehmer eine deutsche Krankenversicherung besitzen. Eine ausländische Krankenversicherung - zum Beispiel in Polen oder Ungarn - ist nicht ausreichend, um hier ein legales Arbeitsverhältnis zu begründen. Deshalb sollte die angestellte Person Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse in Deutschland werden.

Somit muss die Arbeitnehmerin sich in Deutschland eine Krankenkasse auswählen und dort eine Mitgliedschaft beantragen. Wenn die Arbeitnehmerin in Deutschland noch keine Sozialversicherungsnummer besitzt, wird diese automatisch erstellt und der Arbeitnehmerin mitgeteilt.

Tipp: Vergleichen Sie gesetzliche Krankenkassen auf gesetzlichekrankenkassen.de.

  • Wir helfen Ihnen!

    Die Anmeldung bei der Krankenkasse kann der  Arbeitgeberservice für Privathaushalte  von caremaid unter gewissen Voraussetzungen im Auftrag übernehmen!

    Mehr erfahren

Benötige ich eine Lohnabrechnung für eine Haushaltshilfe oder 24-Stunden-Pflegekraft?

Wie kann ich eine Lohnabrechnung erstellen?

Illustration einer Lohnabrechnung als Bestandteil der legalen Beschäftigung einer 24-Stunden-Pflegekraft oder Haushaltshilfe.

Für die angestellte Haushalts-, Pflegehilfe oder 24-Stunden-Betreuerin ist bei einer sozialversicherungspflichtigen Tätigkeit monatlich eine Lohnabrechnung zu erstellen. Diese beinhaltet die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge, also Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sowie der Lohnsteuer auf Grundlage des Bruttolohns.

Gleichzeitig werden mit der Lohnabrechnung die entsprechenden Beträge für die Lohnsteuer dem Finanzamt und und die Sozialversicherungsbeiträge dem Sozialversicherungsträger (der Krankenkasse der Arbeitnehmerin) gemeldet.

Welche Alternativen habe ich zur Anstellung einer 24-Stunden-Pflegekraft oder Haushaltshilfe?

Es bieten sich drei Alternative Lösungsansätze, die alle auf Dienstverträgen mit Dienstleistern basieren. In einem Fall können Sie die 24-Stunden-Pflegekraft, die Sie bereits gefunden haben bei einer deutschen Firma anstellen lassen. Die beiden anderen Lösungen kommen zum Tragen, wenn Sie noch keine Pflegekraft gefunden haben.

Lösung 1: Sie haben bereits eine Pflegekraft oder Haushaltshilfe gefunden

Personaldienstleister-Lösung

Grafik symbolisiert die Umwandlung eines Arbeitsvertrags in einen Dienstvertrag durch Einbeziehung eines Personaldienstleisters.Bei der zuvor beschriebenen Anstellung basierend auf einem Arbeitsvertrag sind einige Dinge im Vorfeld zu erledigen. Falls Ihnen das zu aufwendig ist, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen auf einen Personaldienstleister zurückgreifen. Der stellt Ihre Pflegehilfe bzw. Haushaltshilfe ein und diese arbeitet dann bei Ihnen. Das Ganze mit einem deutschen Arbeitsvertrag, da unsere Partnerfirma ein deutscher zertifizierter Pflegedienst ist.  Im besten Fall haben Sie bei dieser Lösung sogar einen finanziellen Vorteil. Sprechen Sie mit uns: Kontakt


Lösung 2: Sie haben noch keine Pflegekraft oder Haushaltshilfe gefunden

Agentur-Lösung I: Deutscher Agenturpartner

Banner: caremaid.net in Kooperation mit gelko PflegevermittlungVielleicht haben Sie noch kein Personal gefunden? Dann können Sie auf das Entsendemodell mit unserer Partner-Agentur gelko Pflegevermittlung zurückgreifen. Informieren Sie sich über den bequemeren Weg zu einer 24h-Betreuung bzw. Pflege- oder Haushaltshilfe! Hier haben Sie einen deutschen Ansprechpartner, der Sie in allen Belangen berät.
Mehr Information

 

Lösung 3: Sie haben noch keine Pflegekraft oder Haushaltshilfe gefunden

Agentur-Lösung II: caremaid DIRECT

Logo caremaid DIRECTEs gibt neuerdings eine Alternative zur Agentur-Lösung I: Bei dieser Lösung handelt es sich um eine Variante. Auch hier haben Sie wie bei Agentur-Lösung I einen Dienstvertrag mit einem Personaldienstleister aus Polen oder einem anderen osteuropäischen Land. Der Unterschied besteht darin, dass Sie direkt mit der Firma in Polen sprechen. Es handelt sich dabei ebenfalls um ausgesuchte Partneragenturen von caremaid. Auch diese Lösung hat bietet diverse Vorteile, zum Beispiel können Sie auf unserer Plattform die Personalprofile der Pflegekräfte sofort sehen.
Mehr Information!

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Harald Kretzschmar
Autor: Harald Kretzschmar
caremaid.net-Gründer und Experte für 24-Stunden-Pflege zu Hause.

Wenn Sie eine Frage haben, ich bin Ihr Ansprechpartner! Mein Name ist Harald Kretzschmar.

Harald Kretzschmar, Geschäftsführer caremaid.net

 

Rufen Sie an oder senden Sie mir eine Nachricht!

(089) 203 213 95
Kontakt Nachricht (#2)

 

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